Автоматизация документооборота и согласований
Маршруты согласований, статусы, версии документов и напоминания — процессы становятся прозрачными и ускоряются в 5–10 раз
Мы внедряем системы автоматизации документооборота и согласований, которые упорядочивают процессы, устраняют ручные ошибки, убирают потерянные письма и обеспечивают полную прозрачность статусов.
Система автоматически отправляет документы на нужные этапы, контролирует сроки и показывает, где возникает задержка. Подходит для производственных, инженерных, коммерческих и проектных компаний, где точность и скорость согласований критически важны.
Какие проблемы решает автоматизация документооборота
- документы теряются между отделами
- нет прозрачности: непонятно, на каком этапе согласование
- сотрудники работают в разных шаблонах
- письма "утопают" в почте
- задержки из-за человеческого фактора
- никто не знает, у кого сейчас документ
- разные версии файла → ошибки, путаница
- согласования занимают дни или недели
- нет единой цепочки ответственности
Автоматизация убирает эти риски полностью.
Что включает решение
Маршруты согласований
- автоматическая последовательность этапов
- разные маршруты под разные типы документов
- условные переходы (если/то)
- параллельные согласования
Статусы и контроль сроков
- текущий статус документа
- история согласований
- контроль просрочек
- уведомления и напоминания
Управление версиями документов
- единая версия файла
- автоматическая нумерация
- хранение предыдущих версий
- защита от отправки устаревшего файла
Формирование документов (PDF, спецификации, КП)
- корпоративные шаблоны
- автоматическое заполнение
- сохранение в единой библиотеке
Доступы и роли
- кто может согласовывать
- кто видит документ
- кто может вносить изменения
Интеграции
- ERP / 1С
- CRM
- электронные архивы
- конфигураторы и расчётные системы
Как работает система
- 1Пользователь загружает документ или создаёт его автоматически.
- 2Система отправляет его на первый этап согласования.
- 3Каждый сотрудник получает уведомление.
- 4Документ движется по маршруту, переходя от этапа к этапу.
- 5Система фиксирует статус, комментарии и сроки.
- 6После финального согласования формируется итоговая версия.
Согласования становятся в 5–10 раз быстрее, а процессы — полностью прозрачными.
Результаты внедрения
Примеры внедрений
Производство оборудования
Маршруты согласований для спецификаций и техкарт.
Задержки исчезли полностью.
Проектные компании
Контроль версий документации + статусы + напоминания.
Упаковочное производство
Согласование КП, цен и спецификаций — автоматически.
Почему выбирают H-Studio
Следующий шаг
Хотите упорядочить документооборот и ускорить согласования?