Как цифровизация документооборота и согласований ускоряет проектные работы

На производственных предприятиях, где каждый проект требует индивидуального подхода, расчёт себестоимости и параметров изделий часто зависит от множества факторов. Работа ведётся в условиях, когда каждое изменение в проекте требует пересмотра документов и перерасчёта параметров, что чревато ошибками и затягиванием сроков.

Симптомы неэффективного документооборота

• Задержки в подготовке КП из-за необходимости учёта множества параметров.
• Различия в расчётах между сотрудниками, ведущими к колебаниям маржи.
• Ошиби в расчётах, обнаруживаемые на этапе производства или уже у клиента.
• Длительные согласования изменений в проектах, затягивающие процесс на недели.

Риски и финансовые последствия

Неоптимизированный процесс может приводить к существенным финансовым потерям: продажам ниже себестоимости, необходимости в дополнительных ресурсах для устранения ошибок, потере клиентов из-за длительных сроков подготовки документации.

Механика автоматизированной схемы

Цифровизация процессов позволяет автоматизировать расчёт параметров, подготовку КП и спецификаций, интеграцию с 1С/ERP и процесс согласований, что значительно ускоряет обработку заявок и минимизирует риск ошибок. Процесс превращается из последовательного в параллельный, позвояя выполнить больше задач за меньшее время.

Quick wins для улучшения процессов

1. Унификация шаблонов Excel для сбора исходных данных.
2. Формализация правил расчёта и согласования изменений.
3. Централизация хранения документации и расчётов.
4. Фиксация типичных ошибок и их причин для последующей автоматизации.
5. Выделение пилотного проекта для тестирования новой схемы работы.

Пример реализации: Металлоконструкции

До внедрения:

Время на расчёт себестоимости одного проекта 5 дней. Количество КП в месяц 20. Процент ошибок 15%. Главные проблемы неверные расчёты массы металла, устаревшие цены.

После внедрения:

Время на расчёт 1 день. Процент ошибок снижен до 2%. Экономия времени персонала 80%, рост маржи на 5% за счёт блее точных расчётов и уменьшения исправлений.

Пример типичной ошибки

При расчёте себестоимости конструкции инженер использовал устаревшую стоимость материала, что привело к убыткам на проекте в размере 10% от его стоимости за счёт необходимости докупки материала по актуальным ценам.

Критерии выбора системы цифровизации

При выборе системы для цифровизации следует обратить внимание на:

• Возможность интеграции с текущими ERP/CRM системами.
• Удобство интерфейса и лёгкость внедрения для персонала.
• Гибкость настройки под специфику производственных процессов.
• Поддержку автоматических расчётов и шаблонов документации.
• Наличие функционала для контроля версий документов и согласований.

Что делать завтра

• Собрать текущие Excel-файлы и спецификации.
• Зафиксировать параметры, которые считаются вручную.
• Выявить места, где чаще всего возникают ошибки.
• Сформировать список зависимостей с 1С/ERP.
• Выделить пилотный участок для тестирования новой системы.
• Описать текущий процесс расчёта по шагам.
• Зафиксировать типичные ошибки и их последствия.

Применяя эти шаги, вы сможете уже на начальном этапе увидеть потенциальные улучшения и оценить возможности цифровизации для вашего производства.

Связанные услуги: Автоматизация расчётов и КП, Документооборот и согласования, Интеграции с 1С, ERP, CRM, AI-инструменты и аналитика